19+ Como Hacer Inventario De Activos Fijos !!

¿Cómo hacer un inventario de activos fijos rápido? - YouTube

En el video se muestra como la solución de HTK te permite realizar un inventario de una forma fácil y sin complicaciones. #sistemadecontroldeactivosfijos #co

Así se gestiona Inventario de Activos Fijos Correctamente

Así que lo mejor es hacerse una idea del tamaño y complejidad del trabajo antes de iniciar cualquier proceso de creación del inventario de activos fijos. Asignar la responsabilidad de su proceso de gestión. El proceso de inventariar los activos fijos de una empresa puede ser delegado a una consultora como nosotros. La mayoría de las empresas grandes cuentan con una larga lista de bienes y derechos que necesitan controlar y gestionar.

Estos bienes y derechos es lo que se conocen como activos fijos. Más adelante detallamos este concepto y te comentamos por qué conviene tenerlo muy claro en la contabilidad corporativa.

Lo importante es destacar que cuando la lista de estos bienes se hace extensa, y difícil de manejar, es cuando debemos buscar la respuesta más adecuada a la pregunta que da título a nuestro artículo de esta semana ¿Cómo hacer un inventario de activos fijos de forma correcta?

En este texto te explicamos los pasos a seguir para hacer un inventario de activos fijos, y te regalo algunas recomendaciones MUY importantes para hacerlo de la forma correcta.

Se consideran activos fijos todos aquellos bienes y derechos sobre los que tiene titularidad la empresa, y están destinados a permanecer por tiempo indefinido en la misma. Es decir, son aquellos elementos tangibles o intangibles que la empresa no vende o comercializa.

Muchas veces se asocia activo fijo con aquellas maquinarias, edificios y autos que se utilizan en el proceso productivo de la empresa. En efecto estos son activos fijos, pero no son los únicos.

Si una empresa posee una propiedad, un terreno o cualquier otro objeto que no va a vender en el corto plazo es un activo fijo. Incluso aunque no lo esté utilizando y este se encuentre ocioso.

Es importante tener claridad sobre qué es un activo fijo y que no, ya que se contabilizan y gestionan diferente que los objetos o propiedades que son activos corrientes, o elementos que producen valor a través de su venta o comercialización directa.

Toda empresa debe tener el control de sus activos fijos para asegurarse que se está haciendo un uso eficiente de los recursos y el capital de la organización.

Además, es un instrumento imprescindible a la hora de declarar impuestos. Recuerda que los activos fijos y los ítems del inventario comercial se declaran bajo capítulos diferentes en la ley tributaria, y los impuestos entre uno y otro son diferentes también.

Si te interesa que publique un artículo profundizando en este tema déjame un comentario con la solicitud de escribir sobre ello, o sobre cualquier otro tema que sea de tu interés.

Los resultados de los inventarios de activos fijos proporcionan una evaluación general de la eficacia de la administración de la propiedad y el nivel de cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos, así como de las normas legales externas.

Entonces, el beneficio principal es que te permite llevar un registro y control total de todos los activos disponibles en la empresa. Este registro te permitirá tomar decisiones en base a los datos e información contable de la empresa.

Luego de tener conocimientos sobre cada punto del listado, estarás en posición de hacer una gestión eficiente del inventario de la empresa.

La otra ventaja evidente es que estarás cumpliendo con lo establecido por la ley en Colombia, ya que todas las empresas deben tener sus estados financieros al día, y disponibles para ser revisados por cualquier inspector o funcionario autorizado a solicitar acceso a tus libros contables.

Ahora voy a compartir contigo una serie de recomendaciones para realizar un inventario de activos fijos corporativos de forma correcta. Puede que te resulten un poco generales estas recomendaciones, pero las escribimos así para que puedan servir a empresarios de diferentes sectores productivos.

Si tienes interés en conseguir ayuda con el inventario de activos fijos de tu empresa puedes contactarnos y estaremos listos para brindarte una mano.

Evidentemente no es igual hacer el inventario de activos fijos de una empresa que opera solo en Bogotá, u otra empresa que tienes sucursales en Medellín, Cali, Cartagena y otras grandes ciudades de Colombia.

La distribución geográfica de la empresa, así como el tamaño de las instalaciones y personal en cada enclave es determinando para saber el alcance del proyecto de inventariar los activos fijos.

También es determinante aquí el enfoque del negocio. Un negocio que opera a nivel nacional, pero solo con oficinas comerciales y centraliza la actividad productiva en una sede tendrá menos activos fijos que otra empresa que produce de forma deslocalizada.

En fin, existen muchas variantes y posibilidades. Así que lo mejor es hacerse una idea del tamaño y complejidad del trabajo antes de iniciar cualquier proceso de creación del inventario de activos fijos.

El proceso de inventariar los activos fijos de una empresa puede ser delegado a una consultora como nosotros. Pero, la gestión diaria y constante de esos activos deben recaer en manos del personal de la corporación.

Aquí, idealmente la empresa debe tener un Gerente la responsabilidad que participe del proceso de inventario de activos fijos y luego pueda continuar con el proceso de gestión de esos bienes y derechos inventariados

La gestión de los inventarios de activos fijos puede ser tan complicado como se quiera, o tan sencillo como se diseñe. Lo más recomendable es buscar un término medio en el que prime el control pero sin excedernos en los procedimientos.

Es decir, de forma identificas qué es un activo fijo y qué elemento podrías etiquetar como activo corriente, a pesar de llevar algún tiempo en la empresa. Además, se debe determinar la unidad base inicial, el costo, el límite y la clase de un activo. Todo esto de partida.

Aquí diagnosticamos los procedimientos y herramientas disponibles para la creación de registros de activos fijos. El proceso debe facilitar el registro de toda la información necesaria para identificar cualquier activo por sus datos y numeraciones de identificación (número de serie, ubicación, responsabilidad, costo, etc.).

En nuestro artículo sobre la vida útil de los activos fijos encontrará bastante información al respecto. Solo debemos comentar que existen activos fijos que se revalorizan según las normas NIIF.

Así como hay activos fijos que apenas cambian de estado o lugar (las oficinas, por ejemplo), hay otros que pueden ser utilizados por diferentes áreas o departamentos de la empresa.

Cuando un activo fijo cambia constantemente de lugar se dificulta mucho su control, a menos que exista un procedimiento que garantice registrar estos cambios.

Te he puedo apenas 4 de las preguntas que nos hacemos los consultores cuando asumimos un proyecto de realización de inventario de activos fijos. Son muchas más las preguntas que tenemos para asegurarnos que el resultado final sea correcto y satisfactorio.

La tecnología nos puede ayudar a gestionar los activos fijos y debemos utilizarla siempre en nuestro beneficio y el beneficio de la empresa. Sin embargo, nunca se pueden perder las bases en este proceso.

Cambiar a la última herramienta de moda para creación de inventarios de activos fijos no es correcto si luego se te dificulta mantener el proceso activo y el control de los bienes al día.

Con este comentario no estoy demeritando las diferentes soluciones tecnológicas disponibles para inventarios de activos. Todo lo contrario, nosotros utilizamos mucha tecnología, pero siempre que hemos comprobado primero que el sistema de control de activos fijos se va a sostener en el tiempo y será de ayuda para la corporación.

Si bien el primer paso es reconocer y registrar todos los activos fijos, el siguiente es deshacerse de todo aquello que genera costos, pero no aporta valor.

Aquí incluyo tanto los ítems que han quedado obsoletos, se han depreciado sin remedio o se han perdido, como aquellos que se pueden vender para generar ganancias ocasionales.

Si mantienes en tu listado de activos fijos, ítems que ya existen puedes buscarte problemas legales; de la misma forma, mantener activos fijos que no utilizas acarrean costos de mantenimientos que podrías ahorrar deshaciéndote de ellos.

Espero que este largo artículo sobre los inventarios de activos fijos tenga sufiente información como para que queden respondidas todas tus preguntas sobre el tema.

De igual forma, si estás necesitando ayuda con la realización de un inventario de activos fijos en tu empresa, estamos en posición de ofrecerte una consultoría personalizada, ya sea en valoración de activos fijos o en creación y actualización de inventarios de activos fijos.

Me ha gustado el artículo. Pues se hace un enfoque global de lo es y lo que debe tener un inventario de activos fijos. Felicitaciones

¿Cómo realizar el inventario físico y control de activo fijo?

Para el registro de los activos fijos, es obligatorio registrar los siguientes datos: número de inventario, descripción del activo con sus características completas, marca, modelo, serie, número económico, estado físico, edad, ubicación, status de uso, cuenta de activo y país de fabricación. Para una empresa es importante conocer y tener la certeza del número de objetos electrónicos, maquinaria, muebles y otras cosas que están dentro de la compañía, ya que, a todo esto se le conoce como activo fijo. 

El activo fijo son todas las cosas que están siendo utilizadas por la empresa y que no pueden ser vendidas, por lo que su uso es indispensable para la empresa y es importante conocer el estado en el que se encuentra, al igual que donde se ubica el activo. 

A continuación te daremos una serie de recomendaciones que permitirán que tu empresa pueda llevar un control o inventario de activos fijos de forma ordenada y adecuada.

Un inventario físico debe ser al 100%, e involucra a  todos los activos fijos que se encuentren en la ubicación, bajo una base de pared a pared (wall to wall), recuerda que debes de tomar en cuenta todo, desde dispositivos electrónicos, hasta los muebles que haya dentro de la empresa.

Para el registro de los activos fijos, es obligatorio registrar los siguientes datos: número de inventario, descripción del activo con sus características completas, marca, modelo, serie, número económico, estado físico, edad, ubicación, status de uso, cuenta de activo y país de fabricación.

También es recomendable que todos estos datos los tengas condensados en un sólo sitio para que no estén regados y no pierdas alguno, ya que te servirán para ir actualizando la base datos cada vez que realices el inventario. 

Los métodos para inventariar al activo son desde scanner electrónico con software especializado, hasta hojas de trabajo para inventario en campo, en primera instancia. 

Otro de los métodos que se está utilizando actualmente para realizar inventario son las etiquetas de código QR, ya que permiten almacenar una mayor cantidad de datos en ellas y hacen el inventario o control de activos más sencillo. 

Es necesario llevar un registro separado de los activos que no puedan ser etiquetados, por sus características físicas o por no estar a la vista.

Es imprescindible tener cuidado con las áreas especiales, como laboratorios, cuartos de limpieza, espacios confinados, áreas de riesgo biológico o de radioactividad, etc. Para estos casos mantente atento de las medidas de seguridad que haya en cada sitio y maneja él instrumental con cuidado, en caso de estar en un área de riesgo biológico recuerda desinfectar todo el equipo que uses y atender las medidas de higiene. 

También es necesario solicitar una relación de activos fijos que no pertenecen a la empresa, que puedan estar bajo arrendamiento o que hayan sido donados. Así mismo se requiere saber si existen activos que hayan sido traspasados, transferidos, vendidos o dados de baja del activo fijo, para tomarlo en consideración.

Si un activo no es localizado durante el inventario físico, deberá ser localizado lo antes posible y registrarlo en un reporte especial de incidencias, más si se tiene la evidencia de que pudo ser robado.

Realizar una revisión constante de los activos te permitirá conocer y saber con certeza cuales son aquellos con los que se cuenta, para que puedas saber cuando algo falta o no está en su sitio. 

Es importante tomar en cuenta al momento de hacer el inventario la cuenta del activo, ésto es, la clasificación por tipo de activo, mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo, herramientas, maquinaria, equipo de transporte, instrumental y equipo de laboratorio, etc, porque cada activo debe inventariarse de forma especial debido a sus características, datos de placa, capacidades y áreas de trabajo.

Es importante que la empresa proporcione sus lineamientos y políticas de activos fijos, cada empresa considera a los activos de distinta forma, principalmente de acuerdo al costo de adquisición del activo y la fecha de capitalización.

Existen situaciones donde la toma del inventario de un activo se vuelve compleja debido a las características del propio activo, por ejemplo, en el caso de una línea de manufactura capitalizada como un sólo activo, pero que físicamente se encuentra dividida en varias secciones de maquinaria correspondientes a distintos procesos y funciones. En este caso, sería conveniente hacer un desglose de las distintas secciones e integrarlas en un solo registro pero manteniendo su independencia unitaria.

El software para administrar activos fijos tiene como objetivo primordial rastrear y controlar los activos a lo largo de su vida útil, desde el momento de su adquisición hasta el momento que se dan de baja del sistema, registrando incidencias o cambios en las características o mantenimiento de los activos. Es un auxiliar para la toma de decisiones orientado a coadyuvar a los máximos rendimientos del negocio y a hacer los cierres del mes más rápidos y eficientes.

INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS: CÓMO EVITAR ERRORES

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inventario de activos fijos - YouTube

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Lo que necesitas saber para hacer un inventario de activos fijos - HTK-ID

Para mantener actualizado el inventario de activos fijos en todos los departamentos, debe establecerse que todos los bienes que ingresen a la compañía también deben hacerlo al registro. Antes de que vaya a la sección que corresponda, es bueno que quien se ocupa del inventario ingrese todos los datos, le brinde un número y etiqueta correspondiente.

Procedimiento para levantamiento de inventario de activos fijos - HTK-ID

Cómo hacer un inventario de activos fijos. Los pasos para realizar un inventario son en realidad bastante simples. Solo hay que seguirlos literalmente: Como dijimos en un artículo anterior, deben haber dos personas al mando, el gerente de logística y el de contabilidad. Pero los encargados de ejecutarlo serán dos empleados de cada área de

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